De intakegesprekken worden gevoerd door een of twee behandelaren van het Top Referent Trauma Centrum (TRTC). De eindverantwoordelijkheid ligt bij een van de volgende functionarissen: GZ-psycholoog, psychotherapeut, psychiater of klinisch psycholoog.

De intakefase kan meerdere sessies in beslag nemen, omdat er rondom een jeugdige meerdere betrokkenen (bv gescheiden ouders, pleegouders, gezinsvoogd, grootouders, broers en zussen) met verschillende belangen kunnen zijn, die al dan niet gelijktijdig kunnen worden uitgenodigd.
In de intakefase wordt eerst de hulpvraag verhelderd. Dan wordt de mate van veiligheid (zie Behandeling) beoordeeld. Behandelaren van het TRTC kunnen met het gezin bedenken hoe ze ervoor zorgen dat de veiligheid gewaarborgd blijft en hoe dat te controleren is. Er kan dan verder gewerkt worden aan (motivering voor) veiligheid en toestemming voor diagnostiek en behandeling. Gedurende behandeling binnen het TRTC blijft het toetsen of er voldoende veiligheid is een terugkerend onderwerp. Als de veiligheid voldoende is wordt de informatie volgens het Trauma Assessment Pathway (TAP) model in kaart gebracht.

Aan het einde van de intakefase stellen behandelaar, jeugdige en ouders een behandelovereenkomst op. Er wordt informatie verstrekt over het TRTC, de behandeling, de diagnostiek en de rechten en plichten zoals wettelijk bepaald. Als de intakers aan het eind van de intakefase inschatten dat de jeugdige niet tot de doelgroep behoort, vindt door- of terugverwijzing plaats.